Das Projekt V.I.P.
Unter dem Namen V.I.P. (VPV Internet Plattform) hat die Vereinigte Postversicherung VVaG, Stuttgart auf der Basis von B-Wise XA in Zusammenarbeit mit der BISS GmbH ein neues innovatives Beratungs- und Informationssystem für ihre Außendienstmitarbeiter eingeführt.
Die VPV Versicherungen sind ein mittelständischer Versicherer mit einem Kundenbestand von rund 1,5 Mio. Kunden und 2,6 Mio. Verträgen. Der Vertrieb erfolgt ausschließlich über Außendienstmitarbeiter. Das Hauptprodukt der VPV sind Lebens-/Rentenversicherungen. Des Weiteren werden über die Tochtergesellschaft VPV Allgemeine verschiedene Sachversicherungen angeboten. Die Produktpalette wird abgerundet durch Produkte von Kooperationspartnern wie HUK-Coburg (z.B. Kfz-Versicherungen) oder Hallesche Nationale.
Der Außendienst der VPV wird seit 1996 mit Hardware (Notebooks, Desktops, Drucker, Datenübertragungsequipment) ausgestattet. Auf den PCs sind die Bestände des jeweiligen Mitarbeiters gespeichert. In den ersten Jahren wurden diese Daten in einem DOS-Programm zur Verfügung gestellt
Im Jahr 2000 entschied sich die VPV für ein neues vertriebsorientiertes Informationssystem (Point-of-Sales-and-Service-System), welches alle wesentlichen Prozesse im Versicherungsvertrieb effektiver unterstützt. Dabei legte die VPV besonders Wert darauf, dass sich das neue System durch eine modulare Architektur mit 3-Schichten-Prinzip auszeichnet und alle marktgängigen Softwarestandards wie XML, TCP/IP etc. unterstützt.
Die neue Software sollte auf rund 900 Notebooks und 100 Desktops eingesetzt werden und im Online- sowie Offline-Betrieb zum Einsatz kommen. Für die Realisierung dieses gesamten Vorhabens setzte sich die VPV einen zeitlichen Rahmen von insgesamt 2 Jahren.
In einer umfangreichen Marktsichtung wurden Gespräche mit 10 Softwarefirmen geführt. Hierbei wurden den Firmen die Wünsche vorgestellt und mit den vorhandenen Produkten der jeweiligen Firma verglichen.
Nachdem die Entscheidung für das Produkt B-Wise XA gefallen war, erhielt die Fa. BISS von der VPV die konkreten Wünsche für das allfällige Customizing in Form eines Pflichtenheftes zur Umsetzung. Die konzeptionelle Detailarbeit erfolgte dann in enger Abstimmung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Innerhalb kurzer Zeit standen die Pflichtenhefte für das komplette System zur Verfügung. Hierbei umfasst das System u. a. die Punkte:
Kunden-/Vertragsverwaltung
Mitarbeiterverwaltung
Terminverwaltung
Programme zur Beratung und Angebotserstellung
Selektionsmöglichkeit/Serienbrieferstellung
Auftragsverwaltung und Controlling
Ressourcen-Verwaltung
Anschließend begann durch die Fa. BISS das Customizing des Systems. In umfangreichen Tests, in die auch im Rahmen eines Testfeldes ausgewählte Außendienstmitarbeiter integriert waren, wurde das System auf Herz u. Nieren geprüft. Neben der eigentlichen Funktionalität wurde hierbei auch getestet, wie gut der von der VPV geforderte Zugriff sowohl im Online- aber auch im Offline-Modus sich in der Praxis bewährt. Auch in der Testphase fand eine enge Abstimmung mit der Fa. BISS statt, um auf sich kurzfristig ergebende Anforderungen schnell reagieren zu können.
Nach dem erfolgreichen Abschluss der Tests wurde aufgrund der Erfahrungen der Außendienstmitarbeiter ein letzter Feinschliff am System durchgeführt, um V.I.P. an ca. 1.000 Anwender ausliefern zu können. Die Auslieferung des V.I.P. an den Außendienst erfolgte im 4. Quartal 2002, nach rund 2 Jahren Konzeptions-, Spezifikations-, Entwicklungs- und Testzeit.
Inzwischen ist das System seit dem 01.10.2002 im produktiven Einsatz. Die Resonanz ist durchweg äußerst positiv, die Außendienstmitarbeiter sind von den Möglichkeiten der neuen Software, insbesondere von der einfach zu handhabenden Oberfläche sowie der kombinierten Online-/Offline-Fähigkeit begeistert. In Abstimmung mit der Fa. BISS werden Weiterentwicklungen bzw. neue Anforderungen in das V.I.P. integriert.
Sonja Langner, Abteilungsleiterin AIS und Projektleiterin V.I.P.
